"CC Blind" (Cci): maîtriser son utilisation Lorsque E-Mailing

Si vous utilisez Microsoft Outlook (ou des applications similaires) pour l'e-mailing, alors vous êtes familier avec les champs dans la partie supérieure d'un nouveau message électronique, non? Bien sûr, dans la section «Pour ...» champ, vous entrez le nom d'un ou de plusieurs personnes vous avez l'intention de recevoir votre message. Utilisez le champ «Cc ..." (Pour Carbon Copy - rappelez-vous comment ils ont fait en 1978 en Colombie-Britannique, «avant que les ordinateurs"?) Pour ceux qui ont besoin de consulter vos e-mail, mais n'est pas le destinataire.

Mais il ya un champ supplémentaire que vous devez savoir au sujet, intitulé "Cci ...", qui signifie «copie carbone invisible», ou la version mise à jour, "copie de courtoisie aveugles." Ce champ est pour les noms de ceux qui ont besoin d'une copie de votre e-mail sans que les autres personnes (dans la section «Pour ..." et "Cc" ... les champs), sachant à ce sujet. C'est pourquoi on appelle ça "Blind".

"Mais attendez une minute," vous pourriez dire. "Je n'ai pas un" Bcc "juste après le" Cc "dans ma version d'Outlook." Lorsque vous lancez un nouveau message électronique, vous pourriez avoir "Pour ...", "Cc ..." et "Sous réserve ...» - rien de plus. C'est parce que "Bcc" est sur une bascule, vous pouvez l'activer et désactiver à partir de votre menu "Affichage". Si votre "Cci ..." ne s'affiche pas, vous pouvez l'activer lorsque vous êtes dans un message électronique en allant sur le "Menu Affichage" et en sélectionnant "Champ Cci." Une coche apparaît et le champ devient visible dans la partie supérieure de votre message, juste au-dessus "Sous réserve ...». (Applications similaires devraient également vous donner la possibilité d'activer «Cci» sur si elle n'est pas constamment visible.)

Vous devez connaître et utiliser avec précaution "Cci" pour un certain nombre de raisons. Je vais couvrir une partie de la plus importante.

Utilisez Cci pour protéger la vie privée - Quand un e-mail est envoyé à tout un groupe de personnes avec tous leurs noms dans la section «Pour ...» ou "CC ..." champs, chacun d'eux a accès à l'adresse e-mail de tous les autres. Normalement, ce ne serait pas un problème interne, mais si vous envoyez un e-mail aux employés ainsi que certains en dehors de votre entreprise, utilisez le champ Cci pour cacher toutes ces adresses internes. Vous serez empêcher les gens de votre entreprise d'obtenir le spam et autres e-mails indésirables.

Utilisez Cci de garder la haute direction éclairée - Parfois, vous envoyez un message e-mail à la demande d'un gestionnaire, et que vous voulez laisser le gestionnaire sais que vous avez respecté. Il ne peut toutefois être utile, de faire le nom du responsable visible dans "Cc", car cela peut ajouter du stress ou de causer des inquiétudes inutiles pour le destinataire. Si vous considérez que, pour être les circonstances, utiliser Bcc pour la copie du gestionnaire. Mais c'est toujours une question de jugement, parce que parfois il est important pour les destinataires à connaître le gestionnaire est à la recherche sur l'épaule, surtout si vous avez un délai serré.

Utilisez Cci pour rendre votre message plus personnel - Vous sentez-vous différemment au sujet d'un message adressé uniquement à vous contre un envoyé à tous les employés de votre entreprise? Le même principe fonctionne dans le sens inverse, ainsi. Si vous placez le nom de chacun dans le champ Cci, puis chacun aura l'impression que vous avez écrit votre adresse e-mail juste pour eux. Soyez prudent dans vos mots, cependant, parce que cette tactique va se retourner contre si votre lettre contient la deuxième personne pluriel, comme "Chacun d'entre vous demandez peut-être ...".

Utilisez Cci pour conserver une archive de votre correspondance - Ce truc chouette dépend de l'existence ou l'obtention d'un séparée adresse e-mail de votre adresse d'affaires classique. Placez cette adresse dans le champ Cci, par exemple, "yourname@freemail.com," et Outlook enverra une copie de votre e-mail à cette adresse. Cela peut être utile si vous voulez un moyen rapide pour garder une trace de tous les e-mail que vous envoyez sur un projet ou un problème particulier.

Attention: Lorsque Cci peut se retourner contre - Il ya des moments, cependant, quand vous devriez réfléchir à deux fois avant d'entrer le nom d'une personne dans Cci. Si vos résultats destinataire "Répondre à tous», la réponse ne sera pas retourner au destinataire BCC (s). Mais encore, que la réponse pourrait ne pas être rédigé avec autant de soin que ce serait si l'expéditeur connaissait tout le monde répertoriés dans Cci. Pour dire les choses crûment, c'est la façon dont les gens se insulté et sentiments se blesser. Si vous faites affaire avec une question qui est le moins peu délicat, voire instable, vous feriez bien d'orienter clairement de Cci....